En cualquier organización hay documentos que se producen porque siempre se han producido. Informes que apenas se leen, tablas duplicadas y actualizaciones que viajan por varios canales. Cuando llega una nueva herramienta, la primera reacción puede ser automatizarlo todo.
Pero existe una pregunta anterior: ¿para qué sirve cada tarea? Si nadie utiliza un informe para decidir, quizá no necesitemos generarlo en menos tiempo. Quizá necesitemos dejar de generarlo o cambiarlo por una respuesta más sencilla.
La automatización puede conservar problemas que merecían una revisión. Un proceso confuso, repetido con mayor velocidad, sigue siendo confuso. Incluso puede hacerse más difícil de cuestionar cuando ya hemos invertido esfuerzo en construir un sistema alrededor.
Antes de empezar, sería útil seguir el recorrido de una tarea. Quién la solicita, quién la ejecuta, quién recibe el resultado y qué hace después. A veces descubriremos que dos equipos necesitan lo mismo con nombres diferentes. O que una revisión existe para compensar una información que llega mal desde el principio.
Eliminar una tarea puede ser una mejora mayor que acelerar su ejecución. No produce una demostración tecnológica tan vistosa, pero libera capacidad y simplifica la vida del equipo. También reduce lugares donde pueden aparecer errores o versiones contradictorias.
Cuando el proceso tenga una función clara, automatizar podrá ser una buena decisión. Entonces sabremos qué resultado debemos conservar y cómo comprobar que sigue siendo útil. La tecnología merece problemas bien elegidos. Utilizarla para mantener ocupada una rutina que ya no necesita nadie parece una forma bastante cara de evitar una conversación sencilla.
