Imaginemos que una herramienta reduce a la mitad una tarea repetitiva. El equipo gana tiempo. La pregunta importante llega después: ¿qué hacemos con él? Podemos dedicarlo a revisar, investigar o descansar entre proyectos. También podemos llenar el hueco con más tareas hasta recuperar la misma saturación.
La segunda opción puede parecer la más productiva en una hoja de cálculo. Sin embargo, deja sin explorar una parte del beneficio: mejorar decisiones que antes se tomaban deprisa o recuperar un margen de atención que el trabajo necesita.
En una agencia, no todas las tareas tienen el mismo tipo de dificultad. Adaptar un formato y encontrar el enfoque de una campaña pueden requerir tiempos parecidos en la agenda, pero exigen esfuerzos distintos. Automatizar la primera no convierte automáticamente la segunda en algo que deba resolverse más rápido.
Por eso, introducir una herramienta debería ir acompañado de una conversación sobre el proceso. Qué problema queremos reducir, qué calidad debemos conservar y dónde sería más útil reinvertir la capacidad disponible. Sin esa decisión, el ahorro puede desaparecer sin que nadie note una mejora.
También conviene escuchar a quienes utilizan la solución. Una tarea puede ejecutarse más deprisa y, al mismo tiempo, exigir más revisión posterior. Medir sólo el primer paso ofrece una imagen incompleta del trabajo real.
La productividad también debería medirse por lo que permite cuidar. Si la tecnología nos ayuda a dedicar más atención a una idea, a un cliente o a una comprobación importante, habrá producido un beneficio que merece reconocerse aunque no se traduzca en publicar el doble de piezas.
